Để in 1 văn bản hay tài liệu thì việc đầu tiên bạn cần làm là chuẩn bị sẵn các vật dụng cần thiết cũng như file Word chứa dữ liệu cần để in.
File Word có sẵn nội dung cần in.
Máy in, giấy và mực.
II. Các lưu ý trước khi in
Việc in các văn bản trên Word sẽ dễ dàng hơn in trên Excel nhưng bạn cũng cần phải chú ý những lưu ý sau đây:
Không in văn bản với cỡ chữ quá to nếu không cần thiết.
Chắc chắn kết nối và sử dụng đúng máy in của bạn.
Kiểm tra giấy, khổ giấy, mực trước khi in.
Thực hiện những thiết lập trên file Word đúng với kích cỡ giấy bạn sử dụng để in.
III. Cách in trong Word
1. Bắt đầu in
Bước 1: Mở file Word cần in > Chọn thẻ File..
Bước 2: Chọn mục Print.
Sau khi thực hiện các bước trên bạn tiến hành chỉnh sửa các thiết lập khi in như khổ giấy A4, in bao nhiêu mặt,... ở phần 2.
2. Chỉnh sửa các thiết lập khi in
Ở phần này bạn sẽ thực hiện chỉnh sửa để khi in văn bản ra sẽ đúng như ý của bạn.
Print: Ở đây bạn sẽ chọn in bao nhiêu bản và thực hiện thao tác in.
Printer: Chọn thiết bị để in.
Settings: Ở đây bạn thực hiện cài đặt khi in
Trong đó:
Print All Pages: Ở phần này bạn có thể chọn không hiện các bình luận, nhận xét trong file Word bằng cách bỏ chọn tại mục Print Markup.
Print One Sided: In 1 mặt, ngoài ra ở phần này bạn cũng có thể lựa chọn cách in 2 mặt của tờ giấy ở đây.
Lưu ý: Để có thể sử dụng tính năng in 2 mặt này bạn cần phải lật tờ giấy lại sau khi in 1 mặt.
Collated: Ở mục này nếu chọn Collated như trong hình thì sau khi in bạn sẽ lấy được tài liệu theo thứ tự
Ví dụ: Mình sẽ in 2 bản với 3 trang
Chọn Collated: sau khi in mình sẽ thu được trang 1, 2, 3 của bản 1 và trang 1, 2, 3 của bản 2.
Chọn Uncollated: sau khi in mình sẽ thu được trang 1, 1 sau đó là trang 2, 2 cuối cùng là 3, 3.
Portrait/Landscape Orientation: Ở đây bạn chọn sẽ in theo chiều ngang (Landscape Orientation) hoặc in theo chiều dọc (Portrait Orientation).
Letter: Kiểu văn bản bình thường, ngoài ra bạn cũng có thể chọn kiểu giấy khác để in ở mục này.
Lưu ý: Thường ở phần này sẽ để khổ giấy A4 để đúng tiêu chuẩn của các văn bản hiện nay, ngoài ra bạn cũng có thể để các kiểu giấy khác tùy các trường hợp khác nhau.
Normal Margins: Căn lề bình thường (Top: 2,54 cm; Bottom: 2,54 cm; Left: 2,54 cm; Right: 2,54 cm)
Bạn cũng có thể chọn cách căn lề chẵn lẽ để lúc in và đóng thành sách thì có thể gấp lại mà không để mất chữ hay trang to trang nhỏ.
Để làm như vậy bạn thực hiện căn lề như sau:
Vào mục Print > Nhấp vào Normal Margins > Chọn Mirrored.
1 Page Per Sheet: Ở phần này bạn sẽ chọn bao nhiêu trang trong file Word sẽ xuất hiện trên cùng 1 trang giấy sau khi in, ở đây là 1 trang trong file Word trên 1 trang giấy A4.
0 Nhận xét